Igénylés, átadás, átvétel

SZEMÉLYGÉPKOCSI HASZNÁLATI SZABÁLYZAT

Szervezet neve: Central Cleaning Kft.

Székhelye: _______________________________________________________

Adószáma: ________________________________

Képviseletre jogosult személy(ek) neve: Pintér Regina

Hatályos: 2025. év augusztus hó 01. napjától

1. A Szabályzat célja

• A társaság tulajdonában, illetve használatában álló személygépkocsi használata
• A személygépkocsi használatára jogosult személyek
  • A személygépkocsi költségek elszámolása
    • Üzemanyag költség
    • Üzemanyag-megtakarítás
    • Fenntartás, karbantartás, javítás költsége
    • Egyéb, használattal összefüggő költség
• A személygépkocsival összefüggésben felmerülő közterhek
  • A személygépkocsi használat nyilvántartása (útnyilvántartás)
  • A személygépkocsi használat költségeinek elszámolása
  • A személygépkocsi használatának egyéb szabályai
• A magánszemély tulajdonában, illetve használatában álló személygépkocsi használata hivatali, üzleti utazáshoz
• A magánszemély tulajdonában álló személygépkocsi használatának költségtérítése
  • A magánszemély használatában álló személygépkocsi használatának költségtérítése
  • A költségtérítés elszámolása
  • A költségtérítés adó- és járulékkötelezettsége
• A Szabályzatban használt fogalmak meghatározása
• A Szabályzatban hivatkozott jogszabályok

Mellékletek:

1. számú melléklet: Nyilatkozat személygépkocsi használatának átvételéről

2. számú melléklet: Nyilatkozat személygépkocsi visszaszolgáltatásáról

3. számú melléklet: Jegyzőkönyv személygépkocsi állapotáról

4. számú melléklet: Kérelem a saját tulajdonban, illetve használatban álló személygépkocsi hivatali, üzleti célú igénybevételéhez

5. számú melléklet: gépjárművek adatairól vezetendő analitikus nyilvántartás

Jelen Szabályzat célja, hogy meghatározza a személygépkocsik használatának, valamint költségelszámolásának rendjét és szabályait, amennyiben a magánszemély:

• a társaság tulajdonában, illetve használatában álló személygépkocsit használja;
• a saját tulajdonában, illetve használatában álló személygépkocsit hivatali, üzleti utazáshoz használja.
• A társaság tulajdonában, illetve használatában álló személygépkocsi használata

A gépjárművekről vezetendő egyedi nyilvántartás főbb adatai:

• a gépjármű típusa, forgalmi engedély száma, forgalmi rendszáma, motorszáma, alvázszáma, üzemanyag fogyasztási norma;
• a gépjármű tartozékai;
• a biztosítások adatai (kötelező, Casco);
• a gépjármű használatának módja;
• útnyilvántartásra vonatkozó előírások
• A személygépkocsi használatára jogosult személyek

A társaság tulajdonában, illetve használatában álló személygépkocsi használatára jogosult az a magánszemély, akinek a társasággal fennálló szerződése, megállapodása (a továbbiakban: szerződés) erre vonatkozó külön rendelkezést tartalmaz, vagy eseti jelleggel Pintér Regina ügyvezető erre vonatkozó írásos (online) engedéllyel engedélyt adott.  

A személygépkocsit használni kívánó magánszemély a személygépkocsi igénybevételének szándékát az erre kijelölt személynél köteles előre jelezni, aki az igényeket az általa indokolt sorrendben elégíti ki.

A magánszemély a személygépkocsi átvételekor a jelen Szabályzat 1. számú melléklete szerinti nyilatkozatot köteles aláírni, melyhez csatolni kell a jelen Szabályzat 3. számú melléklete szerinti jegyzőkönyvet.

A személygépkocsinak a társaság részére történő visszaszolgáltatásakor a jelen Szabályzat 2. számú melléklete szerinti nyilatkozatot kell aláírni, melyhez csatolni kell a jelen Szabályzat 3. számú melléklete szerinti jegyzőkönyvet.

A magánszemély köteles a személygépkocsi átvételekor meggyőződni a személygépkocsi közúti közlekedésre alkalmas műszaki állapotáról és biztonságos működéséről, továbbá köteles ellenőrizni a gépjármű tartozékainak és okmányainak meglétét, a személygépkocsi közúti forgalomban történő használatának való megfelelését.

A magánszemély a személygépkocsi használatára az indítókulcs és a forgalmi engedély birtokában jogosult.

A magánszemély a személygépkocsit – a szerződésben/engedélyben meghatározott feltételek szerint – használhatja belföldön hivatali, üzleti utazáshoz és magáncélra.

• A személygépkocsi költségek elszámolása
• Üzemanyag költség

Az üzemanyag költség elszámolására az alábbi módokon van lehetőség:

• készpénzzel felvett előlegből,
• készpénzzel utólagos elszámolással, a cég nevére szóló számlával
• céges bankkártyával,
• üzemanyagkártyával.

Üzemanyag költség elszámolása készpénzzel felvett előlegből

A magánszemélynek lehetősége van arra, hogy az üzemanyagköltségre havonta legfeljebb ………………………… Ft előleget vegyen fel.
Az előleg a tárgyhó ………… napjáig igényelhető. A társaság az igényelt előleget legkésőbb az igénylést követő …………  munkanapon belül készpénzben kifizeti. A magánszemély abban az esetben jogosult előleg felvételére, ha a korábban felvett előleggel teljes egészében elszámolt.

A felvett előleggel a kifizetéstől számított 30 napon belül, de legkésőbb a tárgyhót követő hó …………. napjáig el kell számolni.
Az elszámoláshoz csatolni kell az üzemanyag vásárlását igazoló, cég nevére szóló számlá(ka)t.

Amennyiben a felvett előleg több, mint az üzemanyag vásárlásra fordított összeg, akkor a különbözetet a magánszemély köteles a társaság pénztárába az elszámolással egyidejűleg visszafizetni. Amennyiben a felvett előleg kevesebb, mint az üzemanyag vásárlásra fordított összeg, akkor a különbözetet a társaság a magánszemély részére legfeljebb az elszámolást követő …………  munkanapon belül készpénzzel vagy átutalással megtéríti.

Üzemanyag költség elszámolása készpénzzel utólagos elszámolással

A társaság a magánszemély által megelőlegezett tárgyhavi üzemanyag költséget a magánszemély részére legkésőbb a tárgyhót követő hó ………… napjáig, legfeljebb a számláknak a gazdasági ügyintéző részére történő átadásától számított …………  munkanapon belül készpénzben vagy átutalással kifizeti. A kifizetéshez csatolni kell az üzemanyag vásárlását igazoló számlá(ka)t.

Üzemanyag költség elszámolása céges bankkártyával

A magánszemélynek lehetősége van arra, hogy a rendelkezésére bocsátott, a társaság nevére szóló bankkártyával az üzemanyag költség ellenértékét kiegyenlítse. Ilyen esetben az üzemanyag vásárlását igazoló, cég nevére szóló számlá(ka)t el kell juttatni a gazdasági ügyintéző részére a kiegyenlítést követő hó ………… napjáig.

Üzemanyag költség elszámolása üzemanyagkártyával

A magánszemélynek lehetősége van arra, hogy a rendelkezésére bocsátott, üzemanyagvásárlásra jogosító kártyával az üzemanyag költség ellenértékét kiegyenlítse. Ilyen esetben az üzemanyag vásárlását igazoló bizonylato(ka)t, cég nevére szóló számla(ka)-t el kell juttatni a gazdasági ügyintéző részére a kiegyenlítést követő hó ………… napjáig.

Üzemanyag költség elszámolásához szükséges számlák formai követelményei

Az üzemanyag költség elszámolásához a társaság nevére és címére kiállított számla szükséges.

Ha van rá lehetőség, akkor kérni kell a számlakibocsátótól, hogy a számlán tüntesse fel a személygépkocsi forgalmi rendszámát. Amennyiben erre nincs lehetőség, akkor a személygépkocsit használó magánszemély köteles a számlára kézzel ráírni a forgalmi rendszámot.

A személygépkocsit használó magánszemély köteles a kilométeróra állását az üzemanyag vásárlás időpontjában a számlára rávezetni.

• Üzemanyag-megtakarítás

A társaság megtéríti a magánszemély részére az üzemanyag-megtakarítás összegét, amennyiben erre a magánszemély igényt tart. A magánszemély az erre vonatkozó igényét a tárgynegyedévet megelőző hónap utolsó napjáig köteles írásban a gazdasági ügyintéző részére jelezni.

A magánszemély az üzemanyag-megtakarítás összegére negyedévente jogosult.

Az üzemanyag megtakarítás összegét a társaság a tárgynegyedévet követő hó ………… napjáig köteles a magánszemély részére kifizetni.

A Személyi jövedelemadó törvény alapján, szabályszerűen adott és elszámolt üzemanyagmegtakarítás – legfeljebb havi 100 ezer forint összeghatárig – adómentes kifizetésnek minősül. (Szja. tv. 27. §)

Üzemanyag-megtakarításnak minősül az útnyilvántartással (menetlevéllel, fuvarlevéllel) igazolt kilométer-futásteljesítmény alapján a 60/1992 (IV.1.) kormányrendelet szerinti – korrekciós tényezőkkel módosított – alapnorma, és az állami adóhatóság által közzétett üzemanyagár figyelembevételével kiszámított összegnek a munkáltató által, a társas vállalkozás által számla (számlák) alapján elszámolt üzemanyag-mennyiség és az állami adóhatóság által közzétett üzemanyagár figyelembevételével meghatározott összeget meghaladó része. Ide kell érteni azt az esetet is, amikor a munkáltató, a társas vállalkozás a saját kezelésében lévő töltőállomáson biztosítja alkalmazottjának, tagjának az üzemanyagfelvételt, és az üzemanyag-felhasználásban a normához képest megtakarítás mutatkozik.

• Fenntartás, karbantartás, javítás költsége

A személygépkocsi fenntartásával, karbantartásával, javításával kapcsolatos költségek a társaságot terhelik, az elszámolás a számviteli törvény előírásának megfelelően, kizárólag szabályszerűen kiállított, a cég nevére szóló számlák alapján érvényesíthető.

Amennyiben a fenntartás, karbantartás, javítás költsége várhatóan alkalmanként a ………………… forintot meghaladja, akkor a fenntartás, karbantartás, javítás az erre kijelölt személy előzetes, írásbeli jóváhagyásával rendelhető meg. Ennek hiányában a társaság megtéríttetheti a magánszeméllyel legfeljebb a költség ……… százalékát.

A személygépkocsi fenntartásával, karbantartásával, javításával kapcsolatban felmerülő költség elszámolására az alábbi módokon van lehetőség:

• készpénzzel felvett előlegből,
• készpénzzel utólagos elszámolással,
• céges bankkártyával,
• üzemanyagkártyával.

Fenntartás, karbantartás, javítás költségének elszámolása készpénzzel felvett előlegből

A magánszemélynek lehetősége van arra, hogy a személygépkocsi fenntartásának, karbantartásának, javításának költségére alkalmanként legfeljebb ………………… Ft előleget vegyen fel. A társaság az igényelt előleget legkésőbb az igénylést követő ………… munkanapon belül készpénzben kifizeti.

A felvett előleggel a kifizetéstől számított 30 napon belül el kell számolni. Az elszámoláshoz csatolni kell a költséget igazoló számlá(ka)t.

Amennyiben a felvett előleg több, mint a fenntartásra, karbantartásra, javításra fordított összeg, akkor a különbözetet a magánszemély köteles a társaság pénztárába az elszámolással egyidejűleg visszafizetni. Amennyiben a felvett előleg kevesebb, mint a fenntartásra, karbantartásra, javításra fordított összeg, akkor a különbözetet a társaság a magánszemély részére legfeljebb az elszámolást követő ………… munkanapon belül készpénzzel vagy átutalással megtéríti.

Fenntartás, karbantartás, javítás költségének elszámolása készpénzzel utólagos elszámolással

A társaság a magánszemély által megelőlegezett fenntartásra, karbantartásra, javításra fordított költséget a magánszemély részére az elszámolást követő ………… munkanapon belül készpénzben vagy átutalással kifizeti. Az elszámoláshoz csatolni kell a költséget igazoló számlá(ka)t.

Fenntartás, karbantartás, javítás költségének elszámolása céges bankkártyával

A magánszemélynek lehetősége van arra, hogy a rendelkezésére bocsátott, a társaság nevére szóló bankkártyával a fenntartásra, karbantartásra, javításra fordított költség ellenértékét kiegyenlítse. Ilyen esetben a költséget igazoló számlákat el kell juttatni a gazdasági ügyintéző részére a kiegyenlítést követő ………… munkanapon belül.

Fenntartás, karbantartás, javítás költségének elszámolása üzemanyagkártyával

A magánszemélynek lehetősége van arra, hogy a rendelkezésére bocsátott, üzemanyagvásárlásra jogosító kártyával a fenntartási és karbantartási költségek ellenértékét kiegyenlítse, amennyiben erre a kártyát kibocsátó céggel kötött megállapodás lehetőséget nyújt. Ilyen esetben a költséget igazoló számlá(ka)t el kell juttatni a gazdasági ügyintéző részére a kiegyenlítést követő hó ………… napjáig.

Fenntartás, karbantartás, javítás költségének elszámolásához szükséges számlák formai követelményei

A fenntartásra, karbantartásra, javításra fordított költség elszámolásához a társaság nevére és címére kiállított számla szükséges.

A társaság nevére kiállított számlán fel kell tüntetni a személygépkocsi forgalmi rendszámát, és a km-óra állását is. Amennyiben a számla kiállítója részéről erre nincs lehetőség, akkor a személygépkocsit használó magánszemély köteles a számlára kézzel ráírni a forgalmi rendszámot.

• Egyéb, használattal összefüggő költség

A személygépkocsi használatával kapcsolatban felmerülő egyéb költségek (pl. autópálya díj, úthasználati díj, komphasználat, parkolási díj, stb.) a társaságot terhelik.

A személygépkocsi használatával kapcsolatban felmerülő egyéb költségek elszámolására az alábbi módokon van lehetőség:

• készpénzzel felvett előlegből,
• készpénzzel utólagos elszámolással,
• céges bankkártyával, vagy a társaság bankszámlájáról átutalással

Egyéb költségek elszámolása készpénzzel felvett előlegből

A magánszemélynek lehetősége van arra, hogy a személygépkocsi használatával kapcsolatban felmerülő egyéb költségére alkalmanként legfeljebb ………………… Ft előleget vegyen fel. A társaság az igényelt előleget legkésőbb az igénylést követő ………… munkanapon belül készpénzben kifizeti.

A felvett előleggel a kifizetéstől számított 30 napon belül el kell számolni. Az elszámoláshoz csatolni kell a költséget igazoló számlá(ka)t.

Amennyiben a felvett előleg több, mint az egyéb költségre fordított összeg, akkor a különbözetet a magánszemély köteles a társaság pénztárába az elszámolással egyidejűleg visszafizetni. Amennyiben a felvett előleg kevesebb, mint az egyéb költségre fordított összeg, akkor a különbözetet a társaság a magánszemély részére legfeljebb az elszámolást követő ………… munkanapon belül készpénzzel vagy átutalással megtéríti.

Egyéb költségek elszámolása készpénzzel utólagos elszámolással

A társaság a magánszemély által megelőlegezett egyéb költségeket a magánszemély részére az elszámolást követő ………… munkanapon belül készpénzben vagy átutalással kifizeti. Az elszámoláshoz csatolni kell a költséget igazoló számlá(ka)t.

Egyéb költségek elszámolása céges bankkártyával

A magánszemélynek lehetősége van arra, hogy a rendelkezésére bocsátott, a társaság nevére szóló bankkártyával az egyéb költségei ellenértékét kiegyenlítse. Ilyen esetben a költséget igazoló számlákat el kell juttatni a gazdasági ügyintéző részére a kiegyenlítést követő ………… munkanapon belül.

Egyéb költségek elszámolásához szükséges számlák formai követelményei

Az egyéb költségek elszámolásához a társaság nevére és címére kiállított számla szükséges.

Ha van rá lehetőség, akkor kérni kell a számlakibocsátótól, hogy a számlán tüntesse fel a személygépkocsi forgalmi rendszámát. Amennyiben erre nincs lehetőség, akkor a személygépkocsit használó magánszemély köteles a számlára kézzel ráírni a forgalmi rendszámot.

• A személygépkocsival összefüggésben felmerülő közterhek

Magáncélú használat adó- és járulékkötelezettsége

A társaság tulajdonában és használatában álló személygépkocsi magáncélú használata az Szja tv. 1. számú mellékletének 8.37. pontja alapján adómentes természetbeni juttatásnak minősül. Ennek következtében a magáncélú használatot nem terheli személyi jövedelemadó, szociális hozzájárulási adó, egészségbiztosítási járulék, szakképzési hozzájárulás, egyéb közteher.

Gépjárműadó

A társaság gépjárműadót fizet azon személygépkocsi után, amelynek a hatósági nyilvántartás szerint üzemben tartója, ennek hiányában tulajdonosa.

A gépjárműadó megállapítását és megfizetését a Gjt. rendelkezései alapján kell teljesíteni.

Cégautóadó

A társaság cégautóadót fizet a tulajdonában álló, valamint a pénzügyi lízingszerződés alapján használatában álló személygépkocsi után. Cégautóadót kell fizetni azok után a személygépkocsik után, amelyek a vállalkozás tulajdonában állnak, vagy magánszemély tulajdonában állnak, de a személygépkocsik után költséget, értékcsökkenési leírást számoltak el.

A cégautóadó megállapítását, bevallását és megfizetését a Gjt. rendelkezései alapján kell teljesíteni.

• A személygépkocsi használat nyilvántartása (útnyilvántartás)

A magánszemély a személygépkocsi hivatali, üzleti és magáncélú használatáról nem köteles útnyilvántartást vezetni, amennyiben a magánszemély szerződése a magáncélú használatot nem korlátozza.

A magánszemély a személygépkocsi hivatali, üzleti és magáncélú használatáról köteles útnyilvántartást vezetni, amennyiben a magánszemély szerződése korlátozza a személygépkocsi magáncélú használatát, illetve, ha a magánszemély igényt tart az üzemanyag megtakarítás összegére, valamint, ha a vállalkozás azt a magánszemély számára előírja.

Az útnyilvántartás tartalmazza:

• az üzembentartó adatait (társaság neve, székhelye, adószáma),
• a személygépkocsit használó magánszemély adatait (név, lakcím, adóazonosító jel),
• a személygépkocsi adatait (gyártmány, típus, forgalmi rendszám, fogyasztási norma),
• a kilométeróra állását minden hónap első és utolsó napján,
• az utazás időpontját,
• az utazás adatait (indulás és érkezés helye, hivatali, üzleti utazás esetén a felkeresett üzleti partner),
• a kilométeróra állását az utazás indulásakor, érkezéskor,
• a közforgalmú útvonalon megtett kilométerek számát.

Az útnyilvántartást a társaság által rendelkezésre bocsátott formában kell elkészíteni.

A magánszemély köteles az általa vezetett útnyilvántartást a személygépkocsi visszaszolgáltatásakor a gazdasági ügyintéző részére átadni. Amennyiben a személygépkocsi a hónap utolsó napján használatban van, akkor a magánszemély köteles az általa vezetett útnyilvántartást lezárni, és köteles azt a tárgyhónapot követő hó …………… napjáig a gazdasági ügyintéző részére átadni.

• A személygépkocsi használat költségeinek elszámolása

A személygépkocsi használat költségei a Tao tv. alkalmazásában a vállalkozási tevékenység érdekében felmerülő költségnek minősülnek. (Tao. tv. 3. számú melléklet B) fejezet 6. pontja)

• A személygépkocsi használatának egyéb szabályai

A személygépkocsi használat során követendő magatartás

A személygépkocsit használó magánszemély a személygépkocsit más személy használatába nem adhatja, és köteles a személygépkocsit a „jó gazda gondosságával” kezelni. Amennyiben a magánszemély ezen kötelezettségeit akár szándékosan, akár gondatlanságból megszegi, és ebből eredően vagy ezzel összefüggésben kár keletkezik, akkor a magánszemély a kár megtérítéséért a Munka Törvénykönyvének szabályai szerint kártérítési felelősséggel tartozik.

A személygépkocsit használó magánszemély köteles a használat során a közúti közlekedés szabályait betartani.

A magánszemély a használat ideje alatt köteles a személygépkocsi okmányait magánál tartani, és közúti ellenőrzés alkalmával a használat jogosságát igazolni.

A magánszemély a személygépkocsi használata közben köteles figyelemmel kísérni a gépjármű rendeltetésszerű, zavartalan működését.

A magánszemély köteles a személygépkocsi használatát engedélyező személyt haladéktalanul értesíteni, amennyiben a használat során műszaki hibára utaló jelenséget észlel.

A szerződésben meghatározott magáncélú használatot meghaladó magáncélú használat elszámolása

Amennyiben a magánszemély a személygépkocsit a szerződésben meghatározott mértéket meghaladóan használta, akkor köteles a többlethasználat költségeit a társaság részére megtéríteni.

A többlethasználat költségeként köteles a magánszemély a teljesített kilométer távolság figyelembevételével az üzemanyagköltséget az üzemanyag fogyasztási norma és az állami adóhatóság által közzétett üzemanyagár alapulvételével, az egyéb költséget 15 Ft/km általános személygépkocsi normaköltséggel megfizetni. A tisztán elektromos meghajtású járművek használata esetén 3 liter/100 km ESZ 95 ólmozatlan motorbenzinnek az állami adó és vámhatóság által közzétett árával meghatározott összege. (Szja. tv. 3. számú melléklet II. 4a), ill. 6). pontja)

Amennyiben a magánszemély a szerződésben meghatározott magáncélú használatot egy adott hónapban túllépte, akkor köteles ezt a körülményt a társaság gazdasági ügyintézője felé a tárgyhónapot követő hó ………… napjáig jelezni, és a tárgyhónapra vonatkozó útnyilvántartást részére átadni. A gazdasági ügyintéző a többlethasználat költségét a tárgyhónapot követő hó ………… napjáig megállapítja és írásban közli a magánszeméllyel, aki a költséget a tárgyhónapot követő hó utolsó napjáig köteles a társaság részére megtéríteni.

A kifizető, külföldi székhelyű jogi személy, egyéb szervezet által biztosított személygépkocsi magáncélú használata, az azzal összefüggő, úthasználatra jogosító bérlet, jegy juttatása az Szja tv. szerint adómentes természetbeni juttatásnak minősül. (Szja tv. 1. számú melléklet 8.37. pont.)

Rendkívüli esemény bekövetkezése

Rendkívüli esemény (pl. baleset, lopás) esetén a magánszemély köteles a társaság gazdasági ügyintézőjét haladéktalanul értesíteni. A gazdasági ügyintéző az értesítést követően haladéktalanul tájékoztatja a rendkívüli esemény bekövetkezéséről az erre kijelölt személyt. A magánszemély szükség esetén köteles gondoskodni a személygépkocsi megfelelő helyre történő elszállításáról.

Amennyiben a rendkívüli esemény folytán a személygépkocsiban …………………… Ft-ot meg nem haladó kár keletkezik, akkor a kár összegét a társaság viseli.

Amennyiben a rendkívüli esemény folytán a személygépkocsiban …………………… Ft-ot meghaladó kár keletkezik és megállapítható, hogy annak bekövetkezéséért a magánszemély nem felelős, akkor a ténylegesen felmerülő kár összegét a társaság viseli.

Amennyiben a rendkívüli esemény folytán a személygépkocsiban …………………… Ft-ot meghaladó kár keletkezik, és megállapítható annak bekövetkezéséért a magánszemély felelőssége, akkor a ténylegesen felmerülő kár összegéből a Casco biztosítás által nem fedezett önrész összegét a társaság megtérítteti a magánszeméllyel.

Amennyiben a rendkívüli esemény folytán a személygépkocsiban …………………… Ft-ot meghaladó kár keletkezik, és megállapítható, hogy annak bekövetkezéséért részben a magánszemély felelős, akkor a ténylegesen felmerülő kár összegéből a Casco biztosítás által nem fedezett önrész ……………. százalékát a társaság megtérítteti a magánszeméllyel.

Közigazgatási bírsággal sújtandó közlekedési szabályszegések

A közigazgatási bírsággal sújtandó közlekedési szabályszegések esetén a közigazgatási bírság megfizetését a társaság nem vállalja át, annak megfizetésére a személygépkocsit használó magánszemély köteles.

• A magánszemély tulajdonában, illetve használatában álló személygépkocsi használata hivatali, üzleti utazáshoz

A magánszemély a hivatali, üzleti utazáshoz igénybe veheti a tulajdonában, illetve használatában álló személygépkocsit. A magánszemélynek a saját tulajdonú gépjárműve tulajdonjogát a közlekedési igazgatósági hatóság által kiadott törzskönyvvel, a törzskönyv visszavonásakor a közlekedési hatóság által kiadott igazolással kell igazolnia. Az Szja tv. szerint saját tulajdonban lévő személygépkocsi a zárt végű lízingbe vett jármű is. Szintén saját tulajdonúnak tekintendő a közeli hozzátartozó tulajdonában lévő, vagy az általa zárt végű lízingbe vett személygépkocsi. (Szja.tv. 3. számú melléklet IV. 1. pont)

A magánszemély abban az esetben jogosult a tulajdonában, illetve a használatában álló személygépkocsi hivatali, üzleti utazás célú használata miatt költségtérítésre, ha a használatot a jelen Szabályzat 4. számú melléklete szerinti nyomtatványon az erre kijelölt személy előzetesen engedélyezte.

Magánszemély a saját tulajdonában lévő személygépkocsi hivatalos, üzleti célú használatáért útnyilvántartás, vagy kiküldetési rendelvény alapján kaphat költségtérítést.

Útnyilvántartás alapján a magánszemély a ténylegesen megtett utak figyelembevételével részesül költségtérítésben. Ez legtöbbször akkor fordul elő, amikor a saját személygépkocsiját rendszeresen használja hivatalos célra. A költségtérítés címén kapott összeg ekkor adóköteles bevételnek számít, amellyel szemben a felmerült költségek az üzleti, hivatali utakra (futásteljesítmény) elszámolhatók. A bevétellel szemben költségként elszámolható az üzemanyag költség, illetve a jármű használatával kapcsolatos egyéb költség. Ezt a költséget főszabály szerint a megtett hivatali út, a jármű fogyasztása és az üzemanyag ár szorzataként kapott összeg és a megtett hivatali útra eső egyéb költségek összegeként lehet meghatározni.

• A magánszemély tulajdonában álló személygépkocsi használatának költségtérítése

A magánszemélyt megilleti a hivatali, üzleti utazás során teljesített kilométer távolság figyelembevételével:

• az üzemanyag felhasználás értéke az üzemanyag fogyasztási norma és az állami adóhatóság által közzétett üzemanyagár alapulvételével;
• számlával igazolt üzemanyag vásárlás
• tölthető hibrid jármű használata esetén – a járműbe beépített belső égésű motor hengerűrtartalma alapján a kormányrendelet szerint meghatározható üzemanyag-fogyasztási norma 70 százaléka helyett a számlával igazolt üzemanyag-vásárlás és az elektromos töltés számlával igazolt költsége,
• tisztán elektromos meghajtású jármű használata esetén 3 liter/100 km ESZ 95 ólmozatlan motorbenzinnek az állami adó és vámhatóság által közzétett árával meghatározott összege helyett – az elektromos töltés számlával igazolt költsége

a számla alapján figyelembe vett üzemanyag-mennyiség legfeljebb az üzemi használatra az üzemanyagfogyasztási normával számított mennyiség

A tölthető hibrid járművek használata esetén a járműbe beépített belső égésű motor hengerűrtartalma alapján a kormányrendelet szerint meghatározható üzemanyag-fogyasztási norma 70 százaléka vehető figyelembe

• a 15 Ft/km általános személygépkocsi normaköltség

A magánszemélyt további költségtérítés nem illeti meg.

• A magánszemély használatában álló személygépkocsi használatának költségtérítése

A magánszemélyt megilleti a hivatali, üzleti utazás során teljesített kilométer távolság figyelembevételével:

• az üzemanyag felhasználás értéke az üzemanyag fogyasztási norma és az állami adóhatóság által közzétett üzemanyagár alapulvételével.

A magánszemélyt további költségtérítés nem illeti meg.

• A költségtérítés elszámolása

A társaság a hivatali, üzleti utazás költségtérítését kiküldetési rendelvény alapján, havonta, a tárgyhót követő hó …………… napjáig számolja el és fizeti ki.

A kiküldetési rendelvény tartalmazza:

• az üzembentartó adatait (társaság neve, székhelye, adószáma),
• a személygépkocsit használó magánszemély adatait (név, lakcím, adóazonosító jel),
• a személygépkocsi adatait (gyártmány, típus, forgalmi rendszám, fogyasztási norma, használt üzemanyag, üzemanyagár),
• az utazás időpontját,
• az utazás adatait (indulás és érkezés helye, felkeresett üzleti partner),
• a kilométeróra állását az utazás indulásakor, érkezéskor,
• a közforgalmú útvonalon megtett kilométerek számát,
• üzemanyagárat,
• utazási költségtérítés összegét.

A kiküldetési rendelvényt a társaság által rendelkezésre bocsátott formában kell kiállítani.

A kiküldetési rendelvény papír alapon történő kiállítása esetén a kiküldetési rendelvényt két példányban kell kiállítani. A magánszemély a kiküldetési rendelvény eredeti példányát a tárgyhót követő hó ……………… napjáig köteles a társaság gazdasági ügyintézője részére átadni. Ennek hiányában a hivatali, üzleti utazás költségtérítése nem fizethető ki. A kiküldetési rendelvény eredeti példányát a társaság, másolatát a magánszemély az adó utólagos megállapításához való jog elévüléséig köteles megőrizni.

• A költségtérítés adó- és járulékkötelezettsége

Ha a magánszemély a tulajdonában álló személygépkocsit használja hivatali, üzleti utazáshoz

A kiküldetési rendelvény alapján elszámolt költségtérítést az Szja tv. 7. § (1) bek. r) pontja alapján a jövedelem megállapításánál nem kell figyelembe venni, tehát adómentes.

A kifizetéskor a társaságnak nem kell megállapítania adóelőleg-alapot és adóelőleget.

A magánszemélynek nem kell feltüntetnie az adóbevallásában a költségtérítés összegét.

A költségtérítést nem terheli szociális hozzájárulási adó, egészségbiztosítási járulék, szakképzési hozzájárulás, egyéb közteher.

A hivatali, üzleti utazás költségtérítése a Tao tv. alkalmazásában a vállalkozási tevékenység érdekében felmerülő költség.

A hivatali, üzleti utazás költségtérítésének – kiküldetési rendelvényen történő – elszámolása következtében a személygépkocsi tulajdonosát nem terheli cégautóadó kötelezettség.

A magánszemély a használatában álló személygépkocsi hivatali, üzleti utazáshoz üzemanyag-megtakarítás címén kapott összeg, költségtérítés

A költségtérítés az Szja tv. 25. § (1) bek. a) pontja alapján munkaviszonyból származó jövedelemnek minősül, többek között a üzemanyag-megtakarítás címén fizetett összeg, költségtérítés,
melyből levonható – legfeljebb a költségtérítés címén kapott bevétel mértékéig – a Szja. tv. 3. számú melléklet rendelkezései szerint elismert költség.

A kifizetéskor a társaságnak adóelőleg-alapot és adóelőleget kell megállapítania.

Ha a magánszemély az adóelőleg megállapításhoz adóelőleg-nyilatkozatot tesz, akkor a nyilatkozat szerinti költség levonásával kell az adóelőleg-alapot megállapítani.

Ha a magánszemély az adóelőleg megállapításhoz nem tesz adóelőleg-nyilatkozatot, akkor a költségtérítés teljes összege adóelőleg-alapnak minősül.

A magánszemélynek fel kell tüntetnie az adóbevallásában a költségtérítés összegét oly módon, hogy a költségtérítés teljes összegét bevételként kell figyelembe venni, de a bevételből levonható az elismert költség, és a különbözet minősül munkaviszonyból származó jövedelemnek. A magánszemély az általa vezetett útnyilvántartás alapján elismert költségként veheti figyelembe az Szja tv. 3. számú melléklet IV. alfejezete szerint tételesen megállapítható költségeket.

A költségtérítés összegéből az adóelőleg alapjául szolgáló összeget szociális hozzájárulási adó, egészségbiztosítási járulék, szakképzési hozzájárulás terheli, egyéb közteher nem terheli.

A hivatali, üzleti utazás költségtérítése a Tao tv. alkalmazásában a vállalkozási tevékenység érdekében felmerülő költség. A Tao. törvény alanya a tulajdonában lévő gépjárműve(i) beszerzési, fenntartási, karbantartási, javítási, üzemanyag-költségeit a vállalkozás nevére kiállított számla alapján elszámolhatja, a Sztv. ill. a Tao. tv. előírásainak megfelelően dokumentált költségek a Tao. alapnál elismert költségnek minősülnek.

A hivatali, üzleti utazás költségtérítésének elszámolása következtében a személygépkocsi tulajdonosát cégautóadó kötelezettség terheli. Ha a magánszemély a saját tulajdonban lévő személygépkocsi hivatali, üzleti célú használatára útnyilvántartás alapján költséget számol el, akkor számolnia kell azzal is, hogy a költségelszámolás miatt cégautóadót kell fizetni. Kiküldetési rendelvény alapján fizetett költségtérítés esetén, ha annak összege nem haladja meg az igazolás nélkül elszámolható összeget, akkor nem keletkezik cégautóadó fizetési kötelezettség.

(Gjt.) IV. fejezete)

• A Szabályzatban használt fogalmak meghatározása

Magánszemély: tulajdonos, vezető tisztségviselő, egyéb tisztségviselő, munkavállaló, a társasággal szerződéses kapcsolatban álló magánszemély.

Üzemanyag-megtakarítás: az az összeg, amely nem több, mint a gépjármű által futott, útnyilvántartással (menetlevéllel, fuvarlevéllel) igazolt kilométer alapján a közúti gépjárművek, az egyes mezőgazdasági, erdészeti és halászati erőgépek üzemanyag- és kenőanyag-fogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékéről szóló kormányrendelet szerinti – korrekciós tényezőkkel módosított – alapnorma, és az állami adóhatóság által közzétett üzemanyagár figyelembevételével kiszámított összegnek a munkáltató által számla (számlák) alapján elszámolt üzemanyag-mennyiség és az állami adóhatóság által közzétett üzemanyagár figyelembevételével meghatározott összeget meghaladó része.

Ténylegesen felmerülő kár: a rendkívüli esemény következtében a társaságot terhelő kiadás, melyet csökkenteni kell azzal az összeggel, amely Casco vagy egyéb más biztosítás révén a társaság részére megtérítésre került.

Hivatali, üzleti utazás: a társaság tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében szükséges utazás.

Személygépkocsi: vtsz. 8703

A magánszemély tulajdonában álló személygépkocsi: a magánszemély vagy a magánszemély közeli hozzátartozójának tulajdonát képező, illetve bármelyikük által zárt végű lízingbe vett személygépkocsi. A tulajdonjogot a közlekedési igazgatási hatóság által kiadott törzskönyvvel, a törzskönyv visszavonása esetén a közlekedési igazgatási hatóság által kiadott igazolással kell igazolni.

A magánszemély használatában álló személygépkocsi: az a személygépkocsi, amely nem minősül a magánszemély tulajdonában álló személygépkocsinak.

Üzemanyag fogyasztási norma: a közúti gépjárművek, az egyes mezőgazdasági, erdészeti és halászati erőgépek üzemanyag- és kenőanyag-fogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékéről szóló jogszabály szerinti üzemanyag- és kenőanyag-felhasználás mértéke. (60/1992. (IV. 1.) Korm. rendelet)

Adóelőleg-nyilatkozat: a társaság által a magánszemély rendelkezésére bocsátott nyilatkozat, melyet a magánszemélynek a kifizetést megelőzően két példányban kell kitöltenie. Az adóelőleg-nyilatkozat első példányát a társaság, másodpéldányát a magánszemély köteles az adó utólagos megállapításához való jog elévüléséig megőrizni. A társaság a másodpéldányon igazolja az első példány átvételét.

• A Szabályzatban hivatkozott jogszabályok

1995. évi CXVII. törvény a személyi jövedelemadóról

39/2010. (II. 26.) Korm. rendelet a munkába járással kapcsolatos utazási költségtérítésről

60/1992. (IV.1.) Korm. rendelet a közúti gépjárművek, az egyes mezőgazdasági, erdészeti és halászati erőgépek üzemanyag- és kenőanyag fogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékéről

2012. évi I. törvény a Munka Törvénykönyvéről

1996. évi LXXXI. törvény a társasági adóról és az osztalékadóról

1991. évi LXXXII. törvény a gépjárműadóról

410/2007. (XII. 29.) Korm. rendelet a közigazgatási bírsággal sújtandó közlekedési szabályszegések köréről, az e tevékenységekre vonatkozó rendelkezések megsértése esetén kiszabható bírságok összegéről, felhasználásának rendjéről és az ellenőrzésben történő közreműködés feltételeiről

Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény

nyilatkozat

személygépkocsi használatának átvételéről

1. A személygépkocsi adatai

A személygépkocsi:

• gyártmánya és típusa: ……………………………………………………
• forgalmi rendszáma: ……………………………………………………….
• fogyasztási norma: …………………………………………………………
• A személygépkocsi üzemben tartójának adatai

A személygépkocsi üzemben tartója a …………………………………………………

Az üzemben tartó:

• székhelye: ………………………………………………………………
• adószáma: …………………………………………………………
• képviselője: ………………………………………………………………
• A személygépkocsit használatba vevő személy adatai

A személygépkocsit használatba vevő személy …………………………………………………

A használatba vevő személy:

• születési helye és ideje: …………………………………………………………
• lakcíme: …………………………………………………………………………
• gépjármű vezetésére jogosító engedélyének száma: ……………………………

Jelen nyilatkozat igazolja, hogy az 1. pontban meghatározott személygépkocsit a 3. pontban meghatározott személy a személygépkocsi 2. pontban meghatározott üzemben tartójától

…… év …………………………… hó ……… napjától

használatra átvette.

Jelen nyilatkozat elválaszthatatlan mellékletét képezi a személygépkocsi külső, belső és műszaki állapotának leírását, valamint a kilométeróra állást tartalmazó jegyzőkönyv.

Kelt: ………… év ……………………. hó …………… napján

……………………………………… üzemben tartó

……………………………………… használatba vevő

Előttünk mint tanúk előtt:

Név: ………………………………                         Név: ………………………………

Lakcím: ………………………………                               Lakcím: ………………………………

Sz. ig. sz.: …………………                            Sz. ig. sz.: …………………

Aláírás:                                                  Aláírás:

………………………………….……………                  ………………………………….…………

nyilatkozat

személygépkocsi visszaszolgáltatásáról

1. A személygépkocsi adatai

A személygépkocsi:

• gyártmánya és típusa: ………………………………………………………………
• forgalmi rendszáma: ………………………………………………………………
• A személygépkocsi üzemben tartójának adatai

A személygépkocsi üzemben tartója a …………………………………………………

Az üzemben tartó:

• székhelye: ………………………………………………………………
• adószáma: …………………………………………………………
• képviselője: ………………………………………………………………
• A személygépkocsit használó személy adatai

A személygépkocsit használó személy ……………………………………………………………

A használó személy:

• születési helye és ideje: …………………………………………………………
• lakcíme: …………………………………………………………………………

Jelen nyilatkozat igazolja, hogy az 1. pontban meghatározott személygépkocsit a 2. pontban meghatározott üzemben tartó a 3. pontban meghatározott személytől

…… év …………………………… hó ……… napján

átvette.

Jelen nyilatkozat elválaszthatatlan mellékletét képezi a személygépkocsi külső, belső és műszaki állapotának leírását, valamint a kilométeróra állást tartalmazó jegyzőkönyv.

Kelt: Budapest, ………… év ……………………. hó …………… napján

……………………………………… üzemben tartó

……………………………………… használó

Előttünk mint tanúk előtt:

Név: ………………………………                         Név: ………………………………

Lakcím: ………………………………                               Lakcím: ………………………………

Sz. ig. sz.: …………………                            Sz. ig. sz.: …………………

Aláírás:                                                  Aláírás:

………………………………….……………                  ………………………………….…………

jegyzőkönyv

személygépkocsi állapotáról

1. A személygépkocsi adatai

A személygépkocsi:

• gyártmánya és típusa: ………………………………………………………………
• forgalmi rendszáma: ………………………………………………………………
• A személygépkocsi kilométeróra állása:

……………………………………………………………………………………………………………………………………

• A személygépkocsi külső és belső állapotának leírása:

……………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………

• A személygépkocsi műszaki állapotának leírása:

……………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………

Kelt: ………… év ……………………. hó …………… napján

……………………………………… üzemben tartó

……………………………………… használó személy

kérelem

a saját tulajdonban, illetve használatban álló személygépkocsi

hivatali, üzleti célú igénybevételéhez

Kérelmező magánszemély:

• neve: ………………………………………………………………
• lakcíme: ………………………………………………………………

A személygépkocsi:

• gyártmánya, típusa: ………………………………………………………………
• forgalmi rendszáma: ………………………………………………………………
• forgalmi engedélyének száma: ………………………………………………………………

Kérem, hogy a jelen kérelemben meghatározott személygépkocsi hivatali, üzleti célú utazáshoz történő igénybevételét részemre engedélyezni szíveskedjenek.

Kelt: ……………… év ………………………. hó ………………. napján

……………………………………………

magánszemély aláírása

A jelen kérelemben meghatározott személygépkocsi hivatali, üzleti célú használatát eseti jelleggel engedélyezem.

A hivatali, üzleti utazás:

• célja: ………………………………………………………………………
• időpontja: ………………………………………………………………

A jelen kérelemben meghatározott személygépkocsi hivatali, üzleti célú használatát tartós jelleggel engedélyezem:

………………… év ……………………………… hó ………………… napjától

………………… év ……………………………… hó ………………… napjáig /visszavonásig

Kelt: ……………… év ………………………. hó ………………. napján

……………………………………………

engedélyező aláírása

A gépjárművekről vezetendő egyedi nyilvántartás főbb adatai:

• a gépjármű típusa, forgalmi engedély száma, forgalmi rendszáma, motorszáma, alvázszáma, üzemanyag fogyasztási norma;
• a gépjármű tartozékai;
• a biztosítások adatai (kötelező, Casco);
• a gépjármű használatának módja;
• útnyilvántartásra, menetlevél vezetésre vonatkozó előírások